Bộ phận lễ tân được ví như: "Trung tâm thần kinh" của khách sạn. Tại đây khách đến đặt phòng, đăng ký khách sạn, trao đổi thông tin, trả phòng, thanh toán... Mọi hoạt động của khách sạn đều có liên quan tới lễ tân. Lễ tân cũng là nơi thu nhận thông tin và chuyển phát mọi thông tin tới các bộ phận khác trong khách sạn. Lễ tân là đại diện cho khách sạn, là “người bán hàng”, cung cấp mọi thông tin về dịch vụ của khách sạn cho khách. Bộ phận lễ tân còn là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách, tạo ra những ấn tượng ban đầu cho khách về chất lượng phục vụ của khách sạn. Lễ tân là nơi tiếp nhận, giải quyết mọi kêu ca phàn nàn của khách và là bộ phận nắm rõ mọi thị hiếu, sở thích của khách hàng. Lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc giúp ban giám đốc vạch ra các chiến lược để hoàn thiện sản phẩm và thị trường.
1 | Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân - Vai trò, nhiệm vụ Mối quan hệ trong công việc giữa bộ phận lễ tân với các bộ phận khác |
4 |
2 | Chu trình phục vụ khách Chuẩn bị cho ca làm việc - Mẫu biểu và thông tin cần thiết |
4 |
3 | Kỹ năng sử dụng điện thoại tại nơi làm việc Ghi nhận tin nhắn - Phương pháp đánh vần - Mẫu câu chào và xưng danh trên điện thoại |
4 |
4 | Thực hành về điện thoại - Ghi nhận tin nhắn - Phương pháp đánh vần | 4 |
5 | Khái niệm về đặt phòng trước-Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên đặt phòng - Hình thức liên hệ đặt phòng - Các nguồn đặt phòng - Các loại đặt phòng - Các loại giá phòng - Hạng phòng-Loại giường - Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ đặt phòng | 4 |
6 | Đặt phòng chờ - Đặt phòng quá tải - Kỹ năng bán phòng - Qui trình nhận đặt phòng-Sai sót khi nhận đặt phòng | 4 |
7 | Câu mẫu khi nhận đặt phòng - Thực hành | 6 |
8 | Các hình thức đón tiếp khách - Giới thiệu mẫu khai đăng ký khách - Bảng tình trạng phòng và ký hiệu | 4 |
9 | Câu mẫu khi làm thủ tục đăng ký khách - Thực hành | 6 |
10 | Giải quyết phàn nàn của khách - Thực hành | 6 |
11 | Thủ tục thanh toán và trả phòng | 4 |
12 | Thực hành | 6 |
13 | Kiểm tra, đánh giá cuối khóa học (Trắc nghiệm và Thực hành) | 4 |
Tổng cộng | 60 |