Ngày đăng: 27/05/2025
Trong ngành khách sạn, việc theo dõi hiệu suất hoạt động không thể thiếu các chỉ số đo lường cụ thể. Trong số đó, Occupancy rate (tỷ lệ lấp đầy phòng) là một trong những chỉ số quan trọng nhất để đánh giá tình hình kinh doanh và khả năng quản lý hiệu quả phòng lưu trú. Đây là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý khách sạn, từ điều chỉnh giá, triển khai chương trình khuyến mãi, đến dự báo doanh thu.
Vậy Occupancy rate là gì?, tại sao chỉ số này lại đóng vai trò then chốt trong ngành dịch vụ lưu trú? Hãy cùng trường Saigontourist tìm hiểu rõ về khái niệm này, cách tính cụ thể, vai trò thực tế và các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ lấp đầy phòng – từ góc nhìn của nhân sự, lễ tân khách sạn, quản lý và cả hệ sinh thái ứng dụng đặt phòng hiện đại.
Occupancy rate là gì? – Đó là chỉ số đo lường mức độ lấp đầy phòng trong một khách sạn, phản ánh hiệu quả hoạt động, khả năng cạnh tranh và chất lượng dịch vụ. Việc hiểu và quản lý tốt tỷ lệ này không chỉ giúp tối ưu lợi nhuận mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, cải thiện vị thế thương hiệu trong thị trường cạnh tranh khốc liệt – Là công cụ đánh giá trực tiếp hiệu suất hoạt động phòng trong ngành khách sạn, được sử dụng từ cấp lễ tân khách sạn cho đến quản lý cấp cao để lên kế hoạch vận hành.
Hiểu một cách đơn giản, Occupancy rate (tỷ lệ lấp đầy phòng) là tỷ lệ phần trăm các phòng trong khách sạn được thuê (hoặc đã có khách lưu trú) so với tổng số phòng sẵn có trong một khoảng thời gian nhất định.
Đây là một chỉ số quan trọng giúp bạn quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời của khách sạn. Chỉ số này càng cao, chứng tỏ khách sạn đang thu hút được nhiều khách hàng, tận dụng tốt công suất phòng và tối đa hóa doanh thu.
Ví dụ: Nếu khách sạn có 100 phòng, và trong ngày hôm đó có 80 phòng được thuê, thì Occupancy rate là 80%.
Công thức chuẩn để tính Occupancy rate như sau:
Occupancy rate (%) = (Số phòng đã được thuê / Tổng số phòng sẵn có) × 100
Giả sử khách sạn có 120 phòng. Trong một ngày cụ thể, 96 phòng đã có khách đặt và lưu trú.
Occupancy rate = (96 / 120) × 100 = 80%
Đây là con số tương đối lý tưởng trong ngành, thể hiện khả năng vận hành hiệu quả của đội ngũ quản lý khách sạn và lễ tân khách sạn.
Chỉ tính các phòng sẵn sàng để bán (không bao gồm phòng đang sửa chữa hoặc bị khóa). Khoảng thời gian có thể là theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.
Dữ liệu cần chính xác để phản ánh thực trạng khách sạn.
Ngày nay, nhiều phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hệ thống tự động cập nhật Occupancy rate theo thời gian thực. Bên cạnh đó, thông qua các ứng dụng đặt phòng khách sạn như Booking.com, Agoda, Airbnb, thông tin về lượng đặt phòng cũng được đồng bộ giúp bộ phận lễ tân khách sạn cập nhật nhanh chóng và chính xác hơn.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh
Đối với bất kỳ khách sạn nào, tỷ lệ lấp đầy phản ánh trực tiếp sức hút của thương hiệu và hiệu quả chiến lược tiếp thị. Khi chỉ số này thấp, ban quản lý khách sạn cần xem xét lại chính sách giá, chương trình khuyến mãi, kênh bán phòng hoặc dịch vụ kèm theo.
Thông qua Occupancy rate, khách sạn có thể dự đoán doanh thu, từ đó lên kế hoạch ngân sách, chi phí vận hành và tối ưu lợi nhuận. Ví dụ: nếu tỷ lệ phòng đầy trong dịp lễ Tết luôn vượt 90%, khách sạn có thể cân nhắc tăng giá hoặc bổ sung dịch vụ cao cấp.
Khi Occupancy rate tăng, đồng nghĩa với việc cần tăng số lượng nhân viên phục vụ, đặc biệt là tại bộ phận lễ tân khách sạn, buồng phòng và F&B. Ngược lại, trong mùa thấp điểm, khách sạn có thể điều chỉnh lại ca trực, chi phí điện nước, hoặc triển khai kế hoạch bảo trì.
Tỷ lệ lấp đầy còn ảnh hưởng đến việc thiết lập giá phòng theo thời gian thực (dynamic pricing). Nếu ứng dụng đặt phòng khách sạn phát hiện nhu cầu tăng cao, hệ thống có thể tự động điều chỉnh giá phù hợp để tối đa hóa doanh thu.
Các ứng dụng đặt phòng thường ưu tiên hiển thị khách sạn có tỷ lệ phòng trống thấp (cho thấy nhiều người đặt, được yêu thích). Nhờ đó, Occupancy rate cao giúp khách sạn tiếp cận được lượng khách hàng lớn hơn trên nền tảng trực tuyến.
Mùa vụ và thời điểm
Ngành lưu trú thường có sự biến động rõ rệt theo mùa. Dịp lễ, hè, hoặc các sự kiện địa phương khiến tỷ lệ đặt phòng tăng mạnh. Trong thời điểm thấp điểm, quản lý khách sạn cần triển khai chính sách ưu đãi, khuyến mãi hoặc bán gói dịch vụ trọn gói để duy trì Occupancy rate ổn định.
Giá phòng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quyết định đặt phòng. Việc so sánh giá qua các ứng dụng đặt phòng khiến khách hàng ngày càng nhạy cảm với chi phí. Do đó, chiến lược định giá linh hoạt và có giá trị gia tăng (free breakfast, dịch vụ đưa đón, spa...) sẽ giúp duy trì tỷ lệ lấp đầy.
Lễ tân khách sạn là người tiếp xúc trực tiếp với khách, chịu trách nhiệm đặt phòng trực tiếp và xử lý khiếu nại. Một đội ngũ chuyên nghiệp, nhanh nhạy và thân thiện sẽ tạo ấn tượng tốt, giúp tăng tỷ lệ khách quay lại – từ đó cải thiện Occupancy rate bền vững.
Sự hiện diện của khách sạn trên các OTA (Online Travel Agencies) như Booking, Traveloka, Agoda,... là cực kỳ quan trọng. Việc tối ưu thông tin, hình ảnh và phản hồi đánh giá sẽ nâng cao tỷ lệ chuyển đổi. Ứng dụng đặt phòng khách sạn chính là cầu nối quan trọng giúp khách hàng tìm đến bạn.
Trong thời đại số, khách hàng thường xuyên tham khảo đánh giá trước khi đặt phòng. Dịch vụ tốt, phản hồi nhanh, xử lý khiếu nại hiệu quả từ quản lý khách sạn và lễ tân khách sạn sẽ mang lại nhiều review tích cực, giúp tăng sức hút và tỷ lệ đặt phòng.
Từ nhân sự tuyến đầu như lễ tân khách sạn đến cấp quản lý cao hơn, ai cũng cần hiểu rõ vai trò của Occupancy rate để đưa ra quyết định kịp thời. Bên cạnh đó, việc tận dụng hiệu quả các ứng dụng đặt phòng, công nghệ quản lý hiện đại và các chiến lược giá thông minh sẽ là chìa khóa để duy trì tỷ lệ lấp đầy ổn định quanh năm.
Để tham khảo cũng như hiểu biết thêm về ngành quản trị khách sạn, các bạn có thể xem qua khóa học ngành Quản lý và kinh doanh khách sạn tại trường Saigontourist, là một lựa chọn lý tưởng cho những ai mong muốn phát triển sự nghiệp bền vững trong lĩnh vực khách sạn. Đăng ký ngay hôm nay để nắm bắt cơ hội nghề nghiệp tốt nhất!
